par Vous êtes membre d’une association et vous avez décidé de préparer un événement pour faire connaître votre cause ou collecter des fonds ? Félicitations ! Mais avant de vous lancer, voici quelques astuces pour vous aider à bien organiser et réussir votre événement associatif. Conclusion
En tant que fondateur ou président d’une association, vous allez certainement devoir organiser un événement associatif au cours de l’année. Afin de ne rien omettre, suivez nos quelques conseils sur les différentes étapes à suivre pour un événement réussi.
Sommaire
Les étapes essentielles pour organiser un événement associatif
Afin de réussir cette manifestation, vous devez préparer en amont cette journée et noter les multiples étapes à réaliser. De ce fait, vous devrez en premier réserver une salle suffisamment grande pour accueillir votre public. Si vous tenez un stand dans une convention, vous vous devez de réserver votre espace personnalisé. De plus, vous devrez prévoir un nombre suffisant de flyers afin de les disposer sur votre comptoir. Dans ce genre de convention, l’accueil, la signalétique, sont des éléments essentiels. Ainsi, afin de gagner en visibilité, vous devrez prévoir des supports publicitaires pertinents, adaptés à vos besoins. Dans le budget de votre événement, en plus de prendre en compte vos besoins en termes de stocks d’articles, de personnels d’accueil, vous devez soigner votre décoration. En effet, les visiteurs apprécieront le fait d’avoir une signalétique agréable, une superficie importante ainsi que des informations pertinentes. Dans une stratégie marketing, l’information doit parvenir au client et attiser sa curiosité. Que vous ayez besoin de promouvoir votre objectif, de mettre en avant votre association, une telle manifestation se doit d’être préparée minutieusement. Quelques mois ou semaines avant votre événement, vous devez informer le public de cette manifestation, en lui indiquant précisément le jour, les horaires, le lieu, les temps forts de cette édition. Quelques jours avant, une distribution de flyers, une publicité visuelle, seront les bienvenues.
Une organisation précise
Une fois que votre lieu est réservé, vous devrez communiquer sur cet événement par le biais d’affiches, de drapeaux ou de voiles. Informez ainsi au plus tôt le public visé et annoncez les moments importants de cette édition. Avec d’autres structures, vous pouvez mettre en place des partenariats, afin de gagner en notoriété. De plus, vous devez prévoir un nombre suffisant de chaises, de tables, un coin restauration ainsi qu’un accueil billetterie ou invités. Prévoyez suffisamment de flyers de présentations, des formulaires d’adhésions, à disposer sur votre comptoir. Par ailleurs, un plan détaillé de votre événement sera apprécié par les visiteurs. Une fois que le jour J est arrivé, vous devez organiser le stand de votre association d’une manière aérée et agréable. Animez votre stand avec des supports originaux et de qualité. De ce fait, afin d’être sûrs d’être vus dans cet événement, commandez en avance des banderoles ou bien des totems, que vous pourrez disposer devant l’événement. Les visiteurs de votre manifestation remarqueront ainsi le fléchage détaillé et correctement placé que vous aurez commandé en amont. Ainsi, vous pouvez décorer les barrières de sécurité grâce à des couvertures pour barrières, personnalisées et de différentes tailles. Les stands importants comme l’accueil ou les vestiaires, seront indiqués par le biais de colonnes gonflables ou de voiles.
Les atouts des supports publicitaires
Variés, parfaits pour diffuser un message, les supports publicitaires sont de nos jours des visuels de grande qualité. Que vous ayez besoin d’un comptoir personnalisé, d’une voile, d’un drapeau, un support de PLV est l’élément essentiel d’une manifestation. Gagnez ainsi en visibilité, en crédibilité, avec un support innovant, agréable, et qui reprend votre charte graphique. Le visiteur sera attiré par cette communication visuelle pertinente. De nos jours, de nombreuses agences de publicité sur le web proposent de vous livrer des supports publicitaires aux finitions soignées. Résistants, robustes, faciles à installer, ces supports permettent un fort impact visuel. Que vous ayez besoin d’une impression recto/verso, d’une sérigraphie, de supports extérieurs, une agence en communication sera votre allié idéal pour un événement de qualité.
Quels sont les avantages d’un événement réussi ?
Lorsque votre événement connait un certain succès, vous vous devez de rester à la hauteur des attentes de vos clients. Attirés par votre stand, vos visiteurs seront en capacité de vous recommander, de s’inscrire à d’autres événements que vous organisez. Que vous soyez une petite ou une importante association, un événement associatif met en avant votre travail. Une fois installé dans votre forum, votre salon ou votre convention, vous devez attirer l’œil du badaud. Pour ce faire, un stand bien organisé, rangé et distinct, est un élément primordial. En effet, si votre installation n’est pas terminée ou bien si vous avez vos affaires en vrac, les visiteurs ne s’arrêteront pas dans votre allée. Besoin d’organiser un événement culturel ? Un événement sportif ? Cette manifestation sera l’occasion de vous faire connaître du public, de faire connaître vos actions ainsi que votre objectif. Pratiques, fonctionnels, les supports publicitaires permettent de mettre en avant votre association. Ces forums ou conventions sont des étapes obligées afin de se faire connaître et d’être mis en valeur, où la communication visuelle a toute sa place.
En suivant ces conseils, vous serez prêt à organiser un événement associatif mémorable et à atteindre vos objectifs. N’oubliez pas de mobiliser votre équipe et de communiquer largement pour attirer un maximum de participants. Bonne organisation !
